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Artículo de David Criado publicado el 04/02/2012 en el Blog Gestión Documental Inteligente de Yerbabuena bajo el título Tecnología + cultura o cómo superar el código

Lo que reza esta pintada lo he aprendido con el tiempo y yo mismo y la sociedad en la que vivo (con todas nuestras imperfecciones compartidas) creo que somos ejemplo de ello. Entiendan el mensaje de un modo irónico o al pie de la letra, ambas me valen 😉 Hemos sido absorbidos por soluciones sencillas a necesidades complejas, nos invade la simplificación y esto no sería un problema (yo soy apóstol del design thinking) sino fuera porque generamos compartimentos-estanco que nos impiden progresar.

Hace poco viajé a Finlandia en el marco de un programa de estudios que lideran Mondragon Unibertsitatea (España) y University of Jyväskylä(Finlandia) junto con sendos nodos internacionales de Team Academy en Euskadi y Finlandia. Ambas instituciones educativas están colaborando y apostando de forma puntera por lo que yo creo que es el futuro tanto de la educación superior como de las relaciones laborales: evolucionar de las estructuras formativos tradicionales (basadas en el fomento de la individualidad, la teoría, la disciplina y la memoria) hacia entornos de aprendizaje con altas dosis de innovación y emprendimiento (basados en el gen del aprendizaje en equipo, el learning by doing, la creatividad y la síntesis).

Durante el viaje interioricé la importancia de la inteligencia colectiva y de la innovación abierta como bases para el cambio hacia un mercado basado en narraciones (discursos, servicios o experiencias) que pueden dar lugar a conversaciones (oportunidades, beneficios). Y ahora toca entornar el mea culpa en mi frecuente creencia de que los casos de fracaso son tanto o más importantes que los de éxito. Durante años he estado trabajando en el lado opuesto del río, he estado vendiendo soluciones tecnológicas bajo demanda e implantando proyectos en grandes y medianas organizaciones sin contar con la cultura. Se trataba básicamente de colocar tecnología allá donde hubiera una necesidad de cambio y a menudo sin tener en cuenta una gestión del cambio y una educación del cliente que me parecían fundamentales. De hecho todo el sistema de las grandes organizaciones se sigue basando en eso: concursos públicos o invitaciones a concursos para responder a una demanda y no a una necesidad realmente estudiada. En el último eslabón del diseño del cambio, llegábamos nosotros -los consultores- y asumíamos lo que ya estaba decidido para construir algo que se aproximase lo máximo posible en el menor tiempo a esa decisión.

Hace dos años me cuestioné si lo que estaba haciendo era coherente con una visión profesional de mi servicio. Me preguntaba si estaba ayudando realmente a las organizaciones a ser más eficientes y a responder mejor ante los retos de la gestión de la información o el conocimiento. Estaba claro que yo no podía responder solo a esa pregunta. Por eso me puse en contacto con algunos clientes y antiguos compañeros de equipo y les pedí su opinión sincera. Aunque no todas las respuestas fueron negativas, en general el resultado fue un duro golpe sobre la línea de flotación de mis principios. Lo bueno es que en ese momento, como Groucho Marx, yo tenía otros. De hecho me había estado formando en esos otros porque realmente creía -y sigo creyendo- que eran el futuro.

De modo que tracé una estrategia para aplicarlos que sigue estando vigente y se basa en establecer una relación honesta con mis futuros clientes. Lo he llamado consultoría simbiótica y se fundamenta en el mutuo beneficio de las partes más allá del mero contrato mercantil. Aunque sigo rediseñando el contrato simbiótico, está basado en tres ejes vertebrales: COOPETIR (competir+cooperar), mi RED de personas, mi CONOCIMIENTO y la construcción de nuevas EXPERIENCIAS (más allá de proyectos o servicios). Mi foco de actuación en adelante estará basado en una ecuación que me resulta mucho más sostenible que lo que ya hay. La ecuación es la siguiente:

 TECNOLOGÍA + CULTURA = ACTITUD

En esta ecuación, como veis, no se habla de invertir solamente en nuevos recursos (p.e. el desarrollo de un programa de gestión documental, la licencia del mismo o las horas de cargabilidad asociadas) sino en invertir además en los que ya tenemos para capitalizar el valor que actualmente permanece oculto. Esta segunda inversión tiene un ROI a medio plazo pero creo sinceramente que bajo este prisma es donde se producen auténticos ahorros y donde se construye una nueva forma de hacer (muy relacionada con el learning by doing). Este nuevo valor -creánme, lo he comprobado- está en las personas. Solamente hay que descubrirlo y poner lo necesario para que fluya. Y aquí viene lo bueno 🙂

En estos momentos la gestión documental -que es de lo que habla este blog gracias al estupendo trabajo de Verónica, Rubén y Antonio- corre el riesgo (si no lo ha hecho ya) de convertirse en una commodity gracias al enorme abanico de posibilidades que nos brinda el mercado. Necesitamos establecer un valor añadido a los servicios para definir una experiencia, superando la economía de servicios al modo en el que el gráfico de Joe Pine –que también rondaba por Finlandia 😉– lo define más arriba. En este blog hace años yo mismo leía extraordinarias comparaciones entre productos ECM que podían ser una herramienta para el cliente a la hora de tomar una decisión sobre la tecnología a implantar. También había -y sigue habiendo- grandes cuadrantes “mágicos”, informes de producto, workshops a los que acudíamos con fruición y buenos despliegues de marketing para presentación de nuevas versiones software. En ese mundo nos movíamos realmente bien. Los consultores tomábamos en cuenta a diferentes proveedores y agentes y asesorábamos al cliente para luego ayudarle a implantar ese producto. Pero la realidad exige reinventar la rueda porque como bien dice mi amigo Dioni Nespral, el listo no es el que inventó la rueda, sino el que inventó las otras tres. El problema es que a medida que pasa el tiempo y a medida que tenemos más experiencias en la mochila, nos hemos dado cuenta de que no basta solo con construir un buen proyecto tecnológico (una rueda) y de que a menudo todos nos olvidamos de la cultura de cambio (las
otras tres ruedas). A día de hoy la elección adecuada de la tecnología es fundamental porque en nuestro caso no todo es gestión documental y porque debemos separar el grano de la paja. Pero además es necesario un cambio en la manera de entender nuestro trabajo porque hay algo claro que he aprendido tras estos años: la tecnología nunca condiciona al individuo ni favorece de forma intrínseca las buenas prácticas. El individuo se ve influido por la cultura en la que participa y la cultura es a menudo un cambio estratégico y una nueva visión sobre lo que hacíamos y lo que haremos.

La aplicación de este nuevo modelo integrador, en el caso específico de la gestión de la información se me ocurre que la forma tecnológica más depurada (p.e. la Gestión Documental Inteligente, basada en gestionar de la manera más eficiente posible la información) sumada al canal cultural mejor desarrollado (podemos llamarlo la Gestión Documental Estratégica, basada en reeducar, desaprender y motivar el cambio) serán sin duda los punteros de futuro para lograr una nueva Actitud eficiente y sostenible en las organizaciones que favorezca lograr los objetivos. No estoy inventando nada nuevo, está demostrado que todo proyecto exitoso en ECM tiene en cuenta la solución tecnológica y la estratégica. Lo demás es un insano derroche de dinero y esfuerzo. Y lo he vivido. La nueva gestión de la información (en cloud, móvil y como servicio o plataforma -palabras que añado y/o reitero en 2012 a la previsión que realicé para el año 2011 en ECM-) exige principios que las organizaciones desconocían por completo, principios de los que os hablaba al principio de este artículo: transparencia, equipos multidisciplinares, capacidad de síntesis, inteligencia social,…

La clave de futuro en mi opinión es saber que la tecnología nunca es suficiente pero que siempre es necesaria. Aunque el código sea fuente, de él no fluye todo el éxito. Es un instrumento para lograr nuestros objetivos y debemos cuidarlo y trabajarlo pero ese instrumento debe servirse de previos y paralelos canales de actuación. Bajo esta perspectiva holística, que huye del inmediato plazo y de las prisas, estoy construyendo mi futuro profesional más inmediato. Lo voy a hacer con ayuda de mi red y en compañía de los mejores profesionales del mercado, aquellos a los que he admirado y de los que sigo aprendiendo grandes cosas y aquellos que me van a ayudar a conformar esta nueva estrategia de cambio, una estrategia más humana y por tanto MÁS REAL.

Yerbabuena Software va a participar en una experiencia de rediseño de nuestra realidad inmediata a partir de la puesta en común de la trayectoria de diferentes actores y agentes sociales en muy diversos ámbitos. El día 9 de Febrero se va a celebrar el segundo #vorparoom que reunirá en Madrid (y en la red a través de microbloging) a importantes talentos en materias como la gestión de la información, la estrategia, la innovación y los nuevos modelos de relaciones. Construiremos un escenario de ideas donde poder establecer relaciones honestas y concretar una visión colectiva de futuro. En la nueva visión se encuentra un juicio crítico sobre hacia dónde estamos yendo en el mercado y hacia dónde realmente nos interesa seguir a todos, ya seamos proveedores, integradores, clientes, prestadores de servicios, educadores o ideólogos.

Solo una última cosa para este 2012 que ya ha empezado: además de sectorializarse para atender a nichos específicos, el conocimiento tecnológico debe descentralizarse. Algunos tienen enorme miedo a que los clientes sepan qué es aquello que tienen entre manos, en cierta medida se perdería cierto oligopolio del que se han beneficiado durante estos últimos 20 años. El problema es que la gente quiere saber, el problema es que la gente ya no se conforma con que le den todo hecho en una caja negra y quiere poder participar de ese nuevo learning by doing, quiere al menos tener la opción de hacerlo. Y para este nuevo escenario que lleva viniendo desde hace un par de años también hay nuevos ecosistemas y modelos y algunos nos preocupamos en diseñarlos. Y también hay precursores que llevan trabajando en esta línea mucho tiempo y su experiencia tendrá un valor inestimable. De entre los que llevan trabajando mucho tiempo destaco dos tipos: aquellos que trabajaban a un 80 o un 90% de esfuerzos (ideas, inversión real, filosofía de empresa e implicación efectiva) en hacer las cosas como siempre y aquellos que trabajaban prácticamente a tiempo completo en hacer las cosas como nunca. Éstos últimos que -como decía T.H.Lawrence- soñaron despiertos, tendrán en mi humilde opinión su recompensa. Toda crisis es una velada oportunidad de cambio y ellos son el cambio 🙂

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