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La gestión documental es algo más que esto, amigos...

La mayor parte de blogs que analizan el mercado ECM suelen introducir a menudo una entrada sobre las posibilidades de este tipo de soluciones y el ROI que son capaces de generar. Creo que en consultoría hemos perdido bastante perspectiva de análisis objetivo por el hecho de ceder la exploración y minería de mercado a empresas especializadas que a menudo cobran comisiones por emitir juicios interesados y que frecuentemente no cuentan con expertos en los mercados que analizan, al menos no con los mejores (aquellos con más trayectoria y perspectiva que es lo mínimo exigible en estos casos). A lo largo de estos años me he encontrado con que los propios clientes de gran cuenta ya se han convencido de la validez de estos analistas en un ejemplo evidente de círculo vicioso o de pescadilla que se muerde la cola. ¿Qué fue antes el mercado, los proveedores de mercado, los clientes de mercado, los financiadores de nicho o los analistas que generaron a todos ellos?. Tengo respuesta a esta pregunta pero me la guardo 🙂

Como especialista del mercado ECM puedo destacar algunas ventajas que conlleva la implantación de este tipo de soluciones en la organización. Pero no me preocupa tanto que este post reuna esas ventajas (ya les remitiré a otros posts donde las encontrarán de una forma más coherente y seria) sino el hecho de que el post aporte algo de agitación y perespectiva en un sector extremadamente vivo en la actualidad, tanto que a veces el ritmo de crecimiento del bosque no nos deja ver los árboles. Entre las ventajas fundamentales de la gestión de contenidos empresarial se suele destacar la reducción del papel, el tratamiento controlado de los procesos dentro de la organización, la normalización del tratamiento documental y el almacenamiento y acceso seguros. Hace poco di un curso de ECM intentando hacer foco en este tipo de bondades y desmitificando algunas de las soluciones tradicionales que han poblado y repoblado el escenario software. Todas estas soluciones han sido SW propietario o privativo durante años, sin embargo se abren paso nuevos modelos de negocio que no cifran su posicionamiento en mercado a base de licenciamiento sino a base de actividades complementarias como un modelo viable de partnership, la propia consultoría, el desarrollo colaborativo y el soporte de último nivel. Muchos de los blogs que comentaba se basan en estudios de mercado realizados por los principales analistas IT como Gartner, Forrester, OVUM y otros. Yo intentaré no basarme en ellos salvo para desmitificarlos con todo el respeto que merecen firmas que llevan emitiendo juicios de mercado varias décadas.

En este primer post quiero hablar de estrategia de posicionamiento ECM. Posteriormente hablaremos de mercado, pero antes…

¿Qué opciones nos ofrece la gestión documental en el mercado actual y qué oportunidades creo ver a corto/ medio plazo durante 2011?

Hasta ahora no he conocido mejor roadmap de las posibilidades de las diferentes soluciones ECM que el que año a año van actualizando desde AIIM (entidad independiente que aglutina a los mayores fabricantes del sector) y que os presento a continuación:

ECM Roadmpa de AIIM, 2010
ECM Roadmpa de AIIM, 2010
 
La realidad es que me convence tanto este grafo del mercado de funcionalidades ECM que el otro día convencí a un cliente para que lo colgara de la pared de su despacho. El gráfico representa las principales opciones de negocio que existen para cualquier player e implantador. Para poder realizar una buena consultoría creo que no es necesario controlar cada una de las ramas pero sí tener una perspectiva amplia de los escenarios y soluciones posibles en cada una de ellas. No hablo solo de soluciones tecnológicas sino de estrategias a seguir. Creo que el negocio de la CAPTURA se ha demostrado altamente rentable para cliente y no digamos ya para proveedores tradicionales (tipo KOFAX, Readsoft, OpenText,…) dado el elevado coste de licenciamiento y el alto grado de recuperación tangible de inversión en forma de ahorro de papel. En el mercado español la digitalización certificada comienza a tomar un protagonismo gracias a la promoción de la Agencia Tributaria (AEAT) y de la Orden EHA 962/2007 que ha permitido la proliferación de múltiples players que ofrecen escenarios de destrucción de papel homologados por este organismo. La casi inexistente presencia de opensource en el mercado concreto de la CAPTURA entiendo que será dificilmente salvable puesto que la concentración en este subsector es muy elevada y las tecnologías de reconocimiento inteligente de caracteres están muy patentadas. No obstante me consta que algunos colegas están trabajando con Nuxeo para ofrecer soluciones de extracción de datos en ficheros electrónicos que tal vez podrían extrapolarse al ámbito papel.
Estos escenarios a menudo son complementados con las últimas tendencias en ECM y archiving basadas en SaaS y cloud computing. La reticencia de algunos clientes hacia la externalización completa de los servicios de tramitación de facturas ha provocado que los proveedores den un paso atrás y ofrezcan en algunos casos excepcionales la posibilidad de montar servicios a medida en las instalaciones del cliente. Hablo de facturación porque en materia de Digitalización certificada el mercado aún no está maduro para otro tipo de soluciones funcionales ya que ni siquiera existe legislación al respecto e incluso para la digitalización certificada no existe aún jurisprudencia que siente base dada la novedad del fenómeno (ningún software homologado tiene una antiguedad mayor a los dos años y medio). Veo, pues, una oportunidad clara en este tipo de iniciativas que forman parte de la primera de las ramas de nuestro gráfico: CAPTURA.
 
Actores del mercado ECM (Real Story Group, 2011)

Actores del mercado ECM (Real Story Group, 2011)

Con respecto a la propia gestión de la información (rama MANAGEMENT) asistimos a una diversificación de mercado sin precedentes en gran medida provocada por la eclosión del formato CMIS y por el intrusismo de unos fabricantes sobre otros. Respecto a CMIS solo quiero hacer el apunte de que Alfresco ha sido pionero en la implantación progresiva de estándar al que ya se han sumado la mayor parte de soluciones ECM tal y como anunciaba mi amigo Alex Ugartondo en su blog Standar Operating Procedure. Sobre la diversificación, me explico: tradicionalmente un WCM era un gestor de contenidos web al uso que era integrable con otros componentes a través bien de conectores bien de desarrollos compatibles bajo el mismo estándar (en mi caso he trabajado sobre proyectos con estándar JAVA). Lo mismo ocurría con gestor documental, una aplicación web 2.0 y un BPM (Business Process Management). En la actualidad presenciamos un sincretismo desmedido que hace que los tradicionales gestores documentales se hayan convertido en suites que poseen interfaces mejoradas, gestores de contenidos web, funcionalidades de RM, BPM potentes,… Lo mismo con cada una de estas opciones respecto a las demás. Esta concentración de funcionalidades la observamos claramente en el 2011 Technology Vendor Map de Real Story Group que muestro más arriba. Esto en mi opinión se debe a dos factores: el abaratamiento en la contratación de soluciones que obliga a ofrecer mejorados paquetes que sirvan de “all-in-one”, la estabilización de mercado provocada por el fin de la etapa de vacas gordas donde se pagaba sin ver la cuenta ni la vueltas (primer periodo post-ENRON y post-SOX) y por último la natural capacidad predadora que demuestra el mercado tecnológico (basada en la absorción constante de soluciones para convertirlas en módulos al servicio de un core demiúrgico).

Después de empollarme muchos análisis y realizar alguna que otra reflexión estratégica 🙂 mi previsión a medio plazo tiende a imaginar un mercado concentrado en cuanto a funcionalidades que aúne el concepto cloud (adecuadamente comprendido y no como hasta ahora se ha venido dando) y el concepto all-in-one. Me refiero a soluciones paquetizadas listas para desplegar sin apenas desarrollo. Desde EMC Documentum están tomando posiciones en este sentido con aplicaciones sectoriales listas para implantar con pequeños desarrollos a medida de forma ágil. La palabra del mercado ECM para los próximos años será: Ágil. No necesitaremos grandes estrategas que desplieguen su ejército en el campo de batalla sino una guerra de guerrillas basada en catálogos de software a partir de una meritocracia con tres puntales: agilidad, escalabilidad e integrabilidad. Básicamente ya no se llevan los monstruos sino lo efectivo a corto plazo, lo que ayude a modificar la cultura de trabajo de la organización de una forma poco intrusiva y basada en la reutilización de conocimiento. Por tanto, la sectorialización es mi otra gran apuesta.
 
Otra más, sin duda, es la destrucción de las barreras tradicionales que existen entre las soluciones de almacenamiento y las de gestión, la tradicional guerra entre infraestructura, arquitectura y desarrollo. Cada vez más tenderemos los integradores que conocemos las necesidades de cliente a buscar soluciones que sepan cubrir toda la problemática de gestión documental, incluido el almacenamiento (la rama STORE).
 
En cuanto a la rama PRESERVING, la apuesta histórica de la gestión documental ha sido el Record Management desde que algunos grandes fueron auditados y no disponían de información estratégica básica sobre el cumplimiento de su actividad. Varios incendios y atentados que todos conocemos han contribuido a extender el miedo a no controlar la información vital de la organización. Para ello nacen los módulos de RM. No preveo crecimiento en este sentido en el sector empresarial español pero sin duda creo que habrá una apuesta decidida de la administración pública como lo viene siendo desde la implantación de la Ley 11/2007 de obligado cumplimiento.
 
En la rama OUTSOURCING ya es muy frecuente en consultoría que el abaratamiento progresivo haya  obligado en consultoría a ir muriendo de éxito con el paso de los años, y haya dado lugar a descentralizaciones progresivas del core de negocio. De ahí nace el offshoring del que hablaba hace poco en el blog de la casa y que preocupa tanto a los clientes. En este sentido creo que añadido a todos los grandes keywords para 2011, podríamos sumar el de la focalización en el mercado PYMES, hasta ahora olvidado por las grandes firmas y que está encontrado en el FLOSS (Free Libre Open Source Software) su gran aliado en cuanto a costes y resolución de problemas sin elevada sofisticación y sin necesidad de una gran infraestructura. Para los próximos cuatro años veo muy necesario abarcar este tipo de mercado (el 80% del mercado tecnológico español en concreto) hasta ahora muy abandonado en cuanto a ECM. No será mejor tener un gran cliente que tener muchos con experiencias que aporten más valor a tu producto. Desde el punto de vista de la consultoría, no me refiero a montar chiringuitos eventuales sino a absorver conocimiento de sector nuevamente para poder crecer con mayor posicionamiento.
 
Como último apunte diré que una revolución que veo para el año 2011 es la implantación progresiva, esta vez con apuestas más decididas, de la gestión documental móvil. El mercado no es sólido aún en España pero sin duda está siendo probado en otros entornos con sobrado éxito. Consulta, modificación y publicación de documentos en tiempo real con políticas basadas en socialmedia y CRM para grandes distribuidores que tienen logísticas complejas y necesitan mantener a sus empeados continuamente informados de las últimas novedades respecto a una consulta. Se trata de la rama OUTPUT y tiene que ver con eliminar otras barreras tradicionales: las locativas, las de dependencia de un puesto de trabajo fijo. Tendemos a movernos continuamente y de hecho muchos perfiles trabajan a distancia la mayor parte del tiempo, para ellos saldrán nuevas soluciones, algunas de ellas ya están en el mercado. La extensión de los smartphones y de la #culturared ha influido en la generación de esta nueva necesidad.
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